Ретроконверсия

 Прайс-лист | Вакансии | Про нас | Нам доверяют | Контакты

Одним из важнейших задач внедрения систем электронного документооборота считается перевод бумажных документов в электронный вид. Кроме того для решения задач атрибутивного и контекстного поиска возникает необходимость частичного или полного перевода документа в машиночитаемый вид, например при организации электронных картотек и каталогов.

Ретроконверсия или ретроспективная конверсия подразумевает промышленный (т.е. в больших объемах) перевод текстовых данных из графического вида в цифровой машиночитаемый вид путем сканирования и автоматического распознавания, либо вручную. Наиболее частые проекты по ретроконверсии библиотечных каталогов.

Виды ретроконверсии:

Ручной ввод с клавиатуры текстовой информации и создание структуры электронных записей (с оригиналов карточек, с отсканированных образов карточек);

В случае обработки отсканированного текста хорошего качества (не менее 300 dpi, высокий контраст, минимум графических шумов и артефактов) – оптическое распознавание символов (OCR) и приведение записей к стандартному виду вручную или автоматически;

Заимствование данных из других источников. Использование уже готовых записей из других электронных каталогов, приобретаемых на оптических дисках или получаемых по сетям) и доввод собственных данных библиотеки (индексов классификации, предметных рубрик, шифров хранения и т.д.);

Технологию можно назвать промышленной в случае если она способна выдержать большие нагрузки и одинаково эффективна при работе как с единичными документами, так и с сотнями тысяч. При необходимости ввода в информационную систему большого объема документов никто не готов ждать долгие годы, максимум несколько месяцев, полгода. Учитывая, что каждый проект по сканированию оригинален и неповторим, к их реализации применимы все современные методики проектного управления.

Любой проект по сканированию начинается с процесса Инициации, на котором происходит технико-экономическое обоснование проекта. Сканирующая компания выезжает к Заказчику и проводит тщательно обследование существующего архива документов: качественный и количественный анализ, описание существующих процессов, определяет с заказчиком конечную цель проекта и условия наиболее быстрого и качественного достижения данной цели. Пишется Техническое задание, под которым подписываются Заказчик и Исполнитель.

На этапе Планирования определяется состав и последовательность работ, пишется расписание всего проекта, планируются человеческие и финансовые ресурсы, определяется необходимое качество электронных документов и описательных метаданных. Очень часто скорость и качество выполнения сканирования документов зависит от правильного выбора сканирующей техники. Поэтому на данном этапе обязательно проводится тестовое сканирование различных партий документов для выбора оптимального оборудования. Немаловажным элементом является планирование всех рисков проекта: техника при высоких нагрузках может выйти из строя, люди могут заболеть, при передаче часть данных может потеряться и т.д. На все риски должны быть подготовлены ответные действия в виде возможности кинуть на проект дополнительную технику, людей, выделить другие помещения, перестроить взаимодействие с заказчиком, привлечь внешних специалистов.

На этапе Исполнения наиболее важно придерживаться плана проекта, вести постоянный контроль качества сканирования, распознавания и ввода данных. Последнее может выполняться различными методами, начиная от многоуровневых выборочных проверок и отбраковок целых партий, до дублирования действий над одними и теми же документами и сравнения результатов. Очень важно чтобы полученные электронные документы были в целости и сохранности переданы Заказчику, в связи с чем на проектах используются мобильные RAID-накопители, неоднократно дублирующие данные. Данные не стираются до тех пор пока не произойдет передача документов и не наладится бэкапирование данных на серверах Заказчика.

При необходимости все работы проводятся исключительно на территории Заказчика для достижения максимальной конфиденциальности в работе с документами.

При использовании материалов этой страницы, прямая гиперссылка на нее обязательна

© 2008-2021 ScanKiev.com.ua